Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc là công cụ quản trị cốt lõi giúp người sử dụng lao động (NSDLĐ) thiết lập tiêu chuẩn, đo lường năng lực người lao động (NLĐ) và xử lý các tình huống phát sinh — đặc biệt là căn cứ đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (HĐLĐ) khi NLĐ thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ theo Điều 36.1.a Bộ luật Lao động 2019.
Dưới đây là các khía cạnh pháp lý và thực tiễn quan trọng mà NSDLĐ cần lưu ý nhằm đảm bảo tính chặt chẽ, khách quan và hạn chế tối đa tranh chấp:
1. Nội dung cốt lõi của Quy chế đánh giá
Để làm rõ việc NLĐ có hoàn thành công việc hay không, Quy chế bắt buộc phải quy định chi tiết 2 yếu tố:
-
Tiêu chí đánh giá rõ ràng, đo lường được: NSDLĐ chủ động xây dựng tiêu chí phù hợp với đặc thù công việc (có thể kết hợp giữa chỉ tiêu định lượng như doanh thu, sản lượng và định tính như quy trình, thái độ, mức độ tuân thủ). Các tiêu chí này phải:
-
Phản ánh đúng phạm vi trách nhiệm theo HĐLĐ đã giao (tránh dùng tiêu chí lệch pha, ví dụ dùng số lượng hợp đồng mới để đánh giá nhân viên kế toán).
-
Được thiết lập và thông báo trước cho NLĐ trước khi bước vào kỳ đánh giá, áp dụng nhất quán và không thay đổi tùy tiện giữa chừng.
-
-
Tiêu chuẩn xác định tính “thường xuyên”: Pháp luật hiện hành không định nghĩa cụ thể thế nào là “thường xuyên không hoàn thành công việc”. Do đó, NSDLĐ phải tự lượng hóa trong Quy chế (ví dụ: không đạt yêu cầu liên tục trong 03 kỳ đánh giá hàng quý), tránh chỉ dựa vào một lần đánh giá đơn lẻ để kết luận.
2. Trình tự và thủ tục ban hành hợp lệ
Quy chế không thể ban hành bằng mệnh lệnh đơn phương hoàn toàn mà phải tuân thủ các bước:
-
Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nơi có tổ chức này).
-
Tổ chức đối thoại tại nơi làm việc khi xây dựng Quy chế theo đúng quy định pháp luật.
-
Công bố công khai nội dung Quy chế và kết quả đối thoại tại nơi làm việc.
3. Chuẩn bị hồ sơ chứng minh đầy đủ
Khi sử dụng kết quả đánh giá để làm căn cứ chấm dứt hợp đồng lao động, NSDLĐ phải lưu giữ hệ thống hồ sơ minh chứng xuyên suốt qua các kỳ:
-
Văn bản ban hành Quy chế đúng trình tự thủ tục.
-
Tài liệu giao mục tiêu, KPI và bằng chứng chứng minh NLĐ đã được thông báo các tiêu chí này từ đầu kỳ.
-
Bản ghi nhận kết quả đánh giá chi tiết qua từng kỳ, kèm theo thông báo lỗi, văn bản góp ý và cơ hội để NLĐ cải thiện, khắc phục.
4. Kết luận
Một Quy chế đánh giá hoàn chỉnh và an toàn pháp lý cần đáp ứng đồng thời 3 yếu tố: ban hành đúng thủ tục đối thoại, tiêu chí định lượng/định tính rõ ràng, sát thực tế, và quy định cụ thể chu kỳ lặp lại để xác định tính thường xuyên. Quá trình triển khai minh bạch, nhất quán sẽ là lá chắn vững chắc giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả và bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi xảy ra tranh chấp lao động.