I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019 (hiệu lực từ 01/01/2021) – Mục 3 Chương XI, từ Điều 151 đến Điều 158, quy định về lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam (điều kiện, giấy phép lao động, hợp đồng lao động, quyền và nghĩa vụ của các bên).
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam – văn bản hướng dẫn thi hành trực tiếp và chi tiết nhất, có hiệu lực từ 07/8/2025.
Nghị định số 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, có hiệu lực từ 10/9/2026, thay thế Nghị định số 12/2022/NĐ-CP – quy định mức xử phạt đối với hành vi sử dụng/làm việc không có giấy phép lao động.
Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam số 47/2014/QH13 (sửa đổi, bổ sung năm 2019, 2023) – cơ sở để người lao động nước ngoài xin thị thực (visa) và thẻ tạm trú sau khi được cấp giấy phép lao động.
Quyết định công bố thủ tục hành chính của cơ quan có thẩm quyền (hiện là Bộ Nội vụ, sau khi hợp nhất chức năng quản lý nhà nước về lao động) ban hành kèm quy trình nội bộ, biểu mẫu và thời hạn giải quyết cụ thể để triển khai Nghị định số 219/2025/NĐ-CP tại từng địa phương.
II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG VÀ ĐIỀU KIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG
- Đối tượng phải có GPLĐ
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo các hình thức: hợp đồng lao động; di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; thực hiện hợp đồng/thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, y tế; nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng; chào bán dịch vụ; làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam; tình nguyện viên; người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật; tham gia thực hiện gói thầu, dự án tại Việt Nam.
- Điều kiện cấp GPLĐ
- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo tiêu chí cụ thể tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).
- Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế.
- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài.
- Vị trí công việc dự kiến tuyển dụng đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (nay được tích hợp ngay trong hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03).
III. CÁC TRƯỜNG HỢP KHÔNG PHẢI XIN CẤP GPLĐ
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP mở rộng danh mục các trường hợp lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động lên 15 trường hợp, trong đó phổ biến gồm:
Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn, hoặc là thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với WTO.
Vào Việt Nam để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp trong thời gian không quá 03 tháng.
Luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.
Là trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
Vào Việt Nam làm việc dưới 90 ngày trong 01 năm để chào bán dịch vụ, xử lý công việc phát sinh trong phạm vi chuyên môn.
Học sinh, sinh viên nước ngoài đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam đi thực tập/làm việc theo thỏa thuận.
Chuyên gia trong lĩnh vực tài chính, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
… và một số trường hợp khác quy định chi tiết tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
Người thuộc diện miễn giấy phép lao động vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo/xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động với cơ quan có thẩm quyền (trừ một số trường hợp chỉ cần thông báo trước tối thiểu 03 ngày làm việc), hồ sơ và trình tự tương tự như thủ tục cấp giấy phép lao động nhưng thời hạn giải quyết thường là 05 ngày làm việc.
IV. QUY TRÌNH XIN CẤP GPLĐ
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Trước khi tuyển dụng, doanh nghiệp/tổ chức sử dụng lao động xác định vị trí công việc dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật). Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được tích hợp chung vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động (không còn là bước xin chấp thuận riêng biệt như trước đây), giúp rút gọn quy trình.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động
Hồ sơ cơ bản gồm các loại giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động (theo Mẫu số 03, đã tích hợp nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài).
- Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền cấp, còn giá trị trong thời hạn 12 tháng.
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt/chưa được xóa án tích/đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc Việt Nam cấp (không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ).
- Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật phù hợp với vị trí dự kiến làm việc (bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm làm việc…).
- 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng).
- Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.
- Các giấy tờ chứng minh hình thức làm việc hợp pháp tại Việt Nam tương ứng (hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm/cử đi công tác, hợp đồng cung cấp dịch vụ, giấy chứng nhận góp vốn…).
Lưu ý: Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và công chứng/chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Bước 3: Nộp hồ sơ
- Nơi nộp: Trung tâm Phục vụ hành chính công thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc (đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, địa điểm kinh doanh thì nộp tại nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc địa điểm làm việc tương ứng).
- Hình thức nộp: Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia/Cổng dịch vụ công của tỉnh, nộp trực tiếp, hoặc qua đường bưu chính; có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện thay.
- Thời điểm nộp: Trong khoảng thời gian từ 60 ngày và chậm nhất là 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, thẩm định hồ sơ
Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ và chuyển đến cơ quan chuyên môn (Sở Nội vụ/bộ phận phụ trách lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) theo cơ chế một cửa liên thông để thẩm định. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, cơ quan tiếp nhận có văn bản thông báo cho người sử dụng lao động biết để bổ sung, hoàn thiện.
Bước 5: Nhận kết quả (GPLĐ)
- Trường hợp cấp phép: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (hoặc cơ quan được ủy quyền) cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04 cho người lao động nước ngoài.
- Trường hợp không cấp phép: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
V. THỜI HẠN CẤP GPLĐ, GIA HẠN, CẤP LẠI
Thời hạn cấp GPLĐ:
Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và được cấp theo thời hạn của một trong các căn cứ: thời hạn hợp đồng lao động dự kiến giao kết; thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam; thời hạn hợp đồng/thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài; thời hạn hợp đồng/thỏa thuận cung cấp dịch vụ; văn bản chứng minh việc tham gia của nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng; văn bản chứng minh việc chào bán dịch vụ hoặc thời hạn nêu trong văn bản của nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật – tùy thời hạn nào ngắn hơn.
Gia hạn cấp GPLĐ:
Giấy phép lao động được gia hạn 01 lần, thời hạn gia hạn tối đa 02 năm. Hồ sơ đề nghị gia hạn được nộp trong khoảng thời gian từ 45 ngày đến chậm nhất 10 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hiệu lực; thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu tiếp tục làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài phải thực hiện lại thủ tục cấp mới giấy phép lao động.
Cấp lại GPLĐ:
Áp dụng khi giấy phép lao động còn thời hạn bị mất, bị hỏng hoặc có thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc ghi trên giấy phép lao động đã được cấp. Hồ sơ nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (trực tiếp hoặc qua bưu chính/ủy quyền); thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp từ chối phải có văn bản nêu rõ lý do.
VI. CÁC TRƯỜNG HỢP GPLĐ HẾT HIỆU LỰC HOẶC BỊ THU HỒI
Giấy phép lao động hết hiệu lực trong các trường hợp quy định tại Điều 156 Bộ luật Lao động năm 2019 (giấy phép lao động hết thời hạn; chấm dứt hợp đồng lao động; nội dung hợp đồng lao động không đúng với nội dung giấy phép lao động đã được cấp; hợp đồng trong lĩnh vực kinh tế, thương mại, tài chính… hết thời hạn hoặc chấm dứt; văn bản thông báo của phía nước ngoài về việc thôi cử lao động; doanh nghiệp, tổ chức, đối tác phía Việt Nam chấm dứt hoạt động; người lao động nước ngoài bị phạt tù giam, chết hoặc bị tuyên bố mất tích; giấy phép lao động bị thu hồi).
Giấy phép lao động bị thu hồi khi: giấy phép lao động hết hiệu lực theo quy định nêu trên; hoặc người sử dụng lao động/người lao động nước ngoài không thực hiện đúng quy định về thủ tục cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động; hoặc người lao động nước ngoài trong thời gian làm việc tại Việt Nam mà vi phạm pháp luật, bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định.